Każda para młoda marzy by jej uroczystość zaślubin była wyjątkowa zarówno dla nich jak i ich bliskich, dlatego coraz to większą popularnością cieszą się przyjęcia w plenerze. Wesele pod namiotem to świetny pomysł, jednak w kwestii organizacyjnej może przerosnąć niejedną parę zakochanych. Jak zatem uniknąć organizacyjnych wpadek i sprawić by szeptano o nim: „to najfajniejsze przyjęcie na jakim byliśmy…” – oczywiście dopóki nie zorganizujecie kolejnego z okazji pierwszej rocznicy ślubu? 😉

Poniżej, umieściliśmy odpowiedzi na pytania najczęściej zadawane przez pary młode, zainteresowane organizacją przyjęcia plenerowego.

– O czym warto wiedzieć przed podjęciem decyzji o zaślubinach w plenerze?

Przede wszystkim o fakcie, że w pojedynkę jest to gigantyczne przedsięwzięcie, które będzie wymagało od Was jeszcze większej ilości czasu, energii i pracy niż standardowe przyjęcie. Nie będzie to uroczystość na sali weselnej, za którą w głównej mierze odpowiada manager. Jeśli zdecydujecie się na własną organizację przyjęcia, na Waszych barkach będzie spoczywać skoordynowanie całego eventu. Nie może w nim zabraknąć niczego, co w trakcie uroczystości może okazać się niezbędnym np. nagłośnienia czy mikrofonów. Wyobrażacie sobie, że podczas zaślubin nie słyszycie przysięgi swoich najbliższych przyjaciół? Katastrofa.

Wbrew pozorom, dużo wysiłku może kosztować Was także udzielanie odpowiedzi na pytania związane z techniką czy logistyką. Te akurat mają tendencję do niekontrolowanego mnożenia się. Mogą dotyczyć m.in. montażu podzespołów, przebiegu uroczystości, logistyki całego wydarzenia; gdzie powinny stać bufety, stół dla DJ, jakiego koloru powinno być oświetlenie, w którym momencie będzie krojony tort lub gdzie powinni zaparkować podwykonawcy, a gdzie Wasi goście. Niestety, podejmowanie decyzji nie ominie Was zarówno przed przyjęciem jak i w jego trakcie. Pytanie tylko, czy tak właśnie wyobrażacie sobie ten dzień? 😉

– Zaangażowaliśmy firmę od hali namiotowej, zespół oraz catering, z którym podwykonawcą powinniśmy jeszcze podjąć współpracę?

Tak naprawdę, postawienie hali namiotowej to dopiero początek. Nie każdy może zdawać sobie strawę z faktu, że np. ściany przesuwne w namiocie mają ok. 3 m wysokości i są na tyle ciężkie i długie, że wykonywanie manewrów ich odsuwania i zasuwania jest praktycznie niemożliwe bez pomocy technika. Dlatego w przypadku niepogody pomoc specjalisty może okazać się niezbędna. Aby namiot był w pełni funkcjonalny, koniecznym jest również wyposażenie go w parkiet i wykładzinę, dzięki którym goście będą mogli swobodnie poruszać się między stołami, a także podczas zabawy weselnej. Niezbędne będzie także dobre nagłośnienie, czyli współpraca z akustykiem, który zapewni Wam najlepszą jakość dźwięku zarówno w pomieszczeniu zamkniętym jak i na otwartej przestrzeni. Obok dźwięku, ważnym elementem jest także światło, które buduje klimat i charakter całej uroczystości. Oświetlenia scenicznego nie może zabraknąć na żadnym przyjęciu plenerowym. Oczywiście bez krzeseł i stołów, również będzie to trudne. 😉

Jak widzicie, oprócz hali namiotowej, zespołu czy firmy cateringowej, koniecznym będzie również podjęcie współpracy m.in. z teamem nagłośnieniowców, oświetleniowców czy techników.

– Z czym mogą być związane największe wpadki?

Na pewno dużą dezorientacją podczas przyjęcia byłaby przerwa w dostawie prądu. Brak oświetlenia i muzyki przyprawiłyby niejednego organizatora o spory ból głowy. W związku z tym, należy zadbać o obecność sprawnego agregatu podczas każdej uroczystości organizowanej na świeżym powietrzu. Dla niektórych nieco mniejszą wpadką może okazać się np. brak stolika pod tort. 😉

– Na których elementach warto skupić najwięcej swojej uwagi?

Na wszystkich. 😛 Na pewno bardzo ważne jest umiejętne dobranie podzespołów by wyselekcjonować profesjonalistów z obecnej mnogości ofert. Choć z własnego doświadczenia wiem, że jeśli mamy już zrealizowany zarys przyjęcia, absolutnie na każdym etapie przygotowań powinniśmy poświęcić uwagę detalom, które idealnie dopełnią koncept uroczystości. To one nadadzą charakter przyjęciu sprawiając, że całość starań zostanie zauważona.
Dobrze dobrane mikroelementy sprawią, że zaaranżowana przez Was przestrzeń zadziałała na wszystkie zmysły Waszych gości, dzięki czemu połowa sukcesu będzie za Wami. 😉

– Na czym możemy zaoszczędzić vs. z czego nie warto rezygnować?

Jest wiele półśrodków, które możemy wykorzystywać jako zamienniki droższych rozwiązań. Aby je poznać warto posiłkować się wiedzą i doświadczeniem.
W każdym projekcie podstawą jest przede wszystkim ustalenie własnych priorytetów.

• Jeżeli dekoracje kwiatowe zajmują niższą pozycję na Waszej liście i chcielibyście obniżyć ich koszt, warto skupić się na osiągnięciu tego celu jednocześnie pamiętając o koncepcji całej uroczystości. Dlatego zamiast rezygnować z wysokich kompozycji, zastanówcie się nad zmiksowaniem ich z niższymi. Osiągniecie w ten sposób wizualną spójność z motywem uroczystości, jak również efekt zapełnionej przestrzeni namiotu.
  
• Zdecydowanie mniejszych nakładów finansowych wymagać od Was będzie zakup preparatów chroniących przed ugryzieniami niż odkomarzanie całego terenu przyjęcia. Pamiętajcie jednak, że efekt stosowania półśrodków będzie jak sama nazwa mówi – połowiczny. 😉
  
• Wciąż niezmiennym i najważniejszym elementem dla każdego z nas powinno być bezpieczeństwo, na którym nie warto oszczędzać. Pamiętajcie więc o solidnym namiocie, który będzie w pełni bezpieczny dla Was i Waszych gości, a także o barierkach zabezpieczających brzeg plaży/jeziora.
  

– Niesprzyjająca pogoda – jak możemy się na nią przygotować?

Po raz kolejny, kluczowym elementem w organizacji przyjęcia w plenerze jest solidny namiot, który przetrwa każde warunki pogodowe. Niestety, w Polsce niewiele firm może zaoferować nam wysokie walory estetyczne połączone z bezpieczeństwem. Namiot powinien chronić przed deszczem, silnym wiatrem, a nawet burzami.

Ważną składową uzależnioną od warunków atmosferycznych jest także temperatura, która potrafi w bardzo szybkim tempie nagrzać jak i wyziębić wnętrze namiotu. W przypadku załamania pogody, niezbędne mogą okazać się ogrzewacze powietrza, ale wbrew pozorom to zbyt wysoka temperatura może okazać się bardziej problematyczna. Dlatego w upalne miesiące należy zwrócić szczególną uwagę na poszycie namiotu. Mniejszym ryzykiem jest zastosowanie białego pokrycia, które w porównaniu z transparentnym, odbije promienie słoneczne chroniąc wnętrze namiotu przed nadmiernym nagrzaniem. 

Zdecydowanie najskuteczniejszym jak i najdroższym rozwiązaniem jest klimatyzacja. W zależności od powierzchni chłodzenia jej koszt może sięgać nawet kilkunastu tysięcy.

 – Czy obecnie w branży ślubnej pojawił się trend do organizowania uroczystości w plenerze? 

W branży weselnej już od kilku lat widać zwrot ku naturalności. Na pewno przez zaistniałą sytuację, został on dodatkowo spotęgowany. Większość wizji o uroczystości weselnej kreowana jest w klimacie bliskim naturze – i wcale mnie to nie dziwi. Trzeba przyznać, że ogromnym atutem jest tło zieleni, które doskonale adaptuje każdą aranżacje uroczystości. Możemy stworzyć dżungle z lianami zwisającymi z drzew, przyjęcie boho pod gwieździstym niebem ze słomianymi pufami i proseccovanem czy też fortepianowy koncert na wodnej wyspie. Portale w social mediach dały nam nieograniczony dostęp do bardzo wielu inspiracji, co przyczyniło się do „stworzenia” ludzi od zadań specjalnych. Dzisiaj nie ma już aranżacji nie do odtworzenia, są tylko te „obrzydliwie” kosztowne.

– Ile kosztuje przyjęcie weselne w plenerze? 

Uwielbiam trudne pytania, ale to niestety należy do kategorii – „to zależy”. Równie dobrze możemy zapytać: w jakiej cenie jesteśmy w stanie zorganizować przyjęcie dla 100 osób? Nie ma na nie jednoznacznej odpowiedzi. Dla każdego priorytetem są inne elementy – dla jednych pewne będą oczywiste, a dla innych mogą okazać się zbędne. Wiele tak naprawdę zależy od standardu organizowanego przyjęcia.

Decydując się na wesele pod namiotem, z pewnością musicie liczyć się z wydatkami na kwestie, które standardowo zapewnia Wam każda sala weselna. Mówimy tutaj m.in. o oświetleniu, stołach, krzesłach, wykładzinie czy parkiecie. Choć myślę, że cenę przyjęcia plenerowego generuje głównie komfort wyboru miejsca, którego sami dokonujecie na podstawie własnych wizji i marzeń. Może to być prywatna posesja, działka pod lasem, a nawet plaża dowolnego kurortu nad oceanem – jak możecie się domyślać, cena każdego z powyższych różni się znacznie. 😉
Statystycznie, zorganizowanie przyjęcia pod namiotem to dodatkowy koszt rzędu ok. 35% budżetu całego wesela. Należy jednak mieć na uwadze fakt, że podczas organizacji takiego przedsięwzięcia, stosunek budżetu do liczby gości nigdy nie jest proporcjonalny! 
Mimo mniejszej frekwencji gości, budżet przyjęcia nie zmniejszy się równorzędnie, ze względu na stałe elementy, które zawsze będą generować koszty. Mam tutaj na myśli samą konstrukcję namiotu, oświetlenie, nagłośnienie czy podjętą współpracę z zespołem i fotografem. 

– Czy przy takim przedsięwzięciu warto jest oddać się w ręce Wedding Plannera, czy możemy spróbować sami?

Myślę, że jeśli potraficie układać płytki w łazience to fajnie jeśli ułożycie je sobie sami – jest to świetny pomysł na oszczędności.
Miejmy jednak na uwadze, że „za każdym razem, próbując po raz pierwszy, nie poruszamy się swobodnie.” Nabywanie nowych umiejętności, wymaga od nas poświęcenia dużej ilości czasu, energii i koncentracji.

Z wedding plannerką wszystko zorganizujecie na czas, a problemy i wątpliwości rozwiążecie w „jednym miejscu” – to bardzo wygodne. Przy tak dużym przedsięwzięciu warto oddać się w ręce specjalisty, przede wszystkim dla własnego komfortu podczas samego przyjęcia. Wszystko jest pod kontrolą, a Wy macie ten dzień dla siebie i swojej drugiej połowy. Nie interesują Was problemy z prądem, oświetleniem czy brakiem przyprawnika na stoliku cioci. 
Każdy dostaje to, czego oczekuje, a jeśli chcecie by przyjęcie, które jest jedyne i najważniejsze w Waszym życiu zorganizowane było na najwyższym poziomie, warto wspomóc się doświadczeniem kogoś kto jest już profesjonalistą i biegle porusza się w danej dziedzinie. Wtedy gwarancją jest efekt. 

Zanim jednak podejmiecie współpracę z jakimkolwiek podwykonawcą, ważne jest poczucie wspólnego flow. Jeśli intuicja podpowiada: zaufaj – warto jej posłuchać. 🙂

– Czy masz jakąś złotą zasadę, którą zawsze kierujesz się organizując przyjęcia weselne? 

„Warto robić rzeczy prawdziwe, choć to nie jest łatwe.” 😉